本文将深度对比9款文档管理软件：1.PingCode；2.亿方云； 3.竹间智能； 4.蓝凌智慧文档； 5.坚果云； 6.石墨文档； 7.联想 Filez；8.语雀； 9.鸿翼知识库系统软件。
在数字化办公日益普及的今天，高效的文档管理工具已成为企业提升协作效率与数据安全的关键支撑。面对市面上众多产品，如何选择一款既稳定又符合企业实际需求的文档管理系统，成为许多管理者关注的焦点。本文将深入评测和推荐9款值得关注的文档管理工具，涵盖功能特色、部署方式与适用场景，帮助您快速做出明智决策。
一、市面上主流的9款9文档管理软件对比
1.PingCode
PingCode 国内非常推荐的一款企业级知识管理系统，简单易用，功能成熟，服务口碑好，曾入选36氪发布的年度口碑企服产品榜单。长城汽车、小红书、华夏基金都是其用户。
PingCode 被市场、销售、项目经理、研发部门广泛用于团队知识库创建、项目文档的管理、文档的在线编辑协作、跨团队信息共享、集体讨论、帮助中心、产品介绍、开发文档、在线手册等制作。
PingCode 知识库工具核心功能包括多人在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面。支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；AI助手等。
这款产品在软件开发团队的使用体验远超其他团队，因为PingCode 除了有知识管理子产品外，产品矩阵覆盖了研发全生命周期，具备目标管理、产品管理、项目管理（敏捷/kanban/瀑布）、测试管理、缺陷追踪、项目文档管理、效能度量等不同的子产品，客户可以按需购买。并且集成了github、gitlab、jinkens、企微、飞书等主流工具。
这款软件具有多方面的优点：产品开箱即用，操作简单易上手，且服务口碑良好；为25人以下的团队免费提供基础版本；支持国产化，兼容信创、麒麟等系统；同时提供私有部署、定制化及SaaS等多种购买方式。此外，它还通过国际信息安全体系认证，并具备精细的权限管控功能，确保了高安全性。
但其缺点在于：它不支持多语言环境，无法满足构建像百度百科这类复杂的知识库需求。【官方地址：https://sc.pingcode.com/0dcjk】
2.亿方云
亿方云是网盘类的知识文档管理系统，曾一度登上国企业云盘第一梯队榜首，企业用户数量达65万+，如：吉利集团、浙江大学、碧桂园、长安汽车、金圆集团等数万人规模的超大型客户，具有极强大产品能力和稳定性。
亿方云主要功能包括：大容量的文件存储与同步、支持Office/WPS等各种形态的文档在线编辑、安全文件共享、企业数据保护、AI文档助手、多设备访问、精细化权限管控等。非常适合需要处理大量文件和高效协作的企业环境。
除了企业网盘核心能力，还提供了各种效率办公工具，比如PDF转换、音频转文字等等。
在安全方面，亿方云通过了ISO 20000, 27001，公安部三级等保、CSA权威认证，实现本地碎片化存储、三重备份与容灾，且针对不同企业用户提供不同的私有化部署方案，包括私有云、混合云、跨云等。
从技术层面来讲，亿方云采用了行业级别的二次AES CTR 256算法流式分块加密，在文件上传过程中就能给文件加密，落入服务器后二次存储加密，保障文件安全。产品层面有完善的日志监控系统和网银级数据安全保障系统，企业员工的所有操作都可以在第一时间就记录下来，企业负责人可以全盘掌握网盘内的数据和操作轨迹。还有多重权限设置功能，数据安全方面做得还是很完善的。【官方地址：https://sc.pingcode.com/az69d】
3.竹间智能（Gemini KM）
竹间智能的 Gemini KM 是企业级智能知识平台，通过 NLP 和知识图谱技术实现非结构化与结构化文档管理，支持自动抽取、智能链接和高级搜索。其核心功能涵盖文档解析、智能问答、自动摘要、重复文档识别等，旨在大幅提升知识采编和查询效率。
该系统具备低代码流程配置能力，如通过 Gemini Studio 拖拽搭建知识图谱，适配复杂业务流程与权限控制，其分布式架构还确保平台在处理海量数据时保持高性能响应。一些用户反馈指出其在大型企业的落地效果显著，帮助构建“滴水不漏”的智能知识库。
此外，竹间智能注重知识的生命周期管理，将文档梳理、审核、使用与反馈纳入统一闭环，形成持续优化机制。通过智能推荐、图谱展示和对话引擎等应用，它可为传统知识管理系统提供智能化升级方案，适合对 AI 驱动有较高期待的企业使用。
4.蓝凌智慧文档
蓝凌智慧文档 是蓝凌 OA 系统（e‑cology/EIS）中负责知识与文档管理的核心模块，主要面向中大型组织。它提供从文档创建、在线编辑、流程审批、到归档发布的完整文档生命周期管理流程，组合全文检索、元数据、多维分类与“知识地图”展示功能。
在协作与审批方面，平台支持多人同时在线编辑、评论交互、可定制审批流程及日志审计，帮助企业实现内容标准化和可靠留存。此外，借助门户分发机制与角色权限控制，蓝凌智慧文档可以按照部门或角色推送内容，保证信息精准下发。
更进一步，蓝凌还融入 AI 能力（如智能推荐、知识图谱与上下文语义检索），提升知识查找效率和利用率。例如文档将根据岗位信息及浏览历史进行智能推荐，支持构建“主题知识库”及“知识助手”，推动数字化知识服务落地 。
蓝凌智慧文档适合注重流程化管理、权限治理与知识沉淀的中大型组织。它将结构化知识管理与 OA 协同流程深度融合，支持在线协作、智能推荐与多维展现，是推动企业数字化转型、构建知识体系的重要组成模块。
5.坚果云
坚果云是一款主打云同步、团队协作的国产网盘服务，适用于跨设备、多终端的文档同步、分享与协作 。其“云桥模式”可自动将本地文件实时同步到云端，并在不同终端间保持一致，用户评价其同步速度快且稳定。
从实际使用反馈来看，坚果云在上传下载速度表现出色，不论家庭还是公司网络环境都能保持较稳定传输效果，一位用户称其“用了两年都没遇到连接速度抽风”。此外，其在线网页端支持 Office 和 PDF 格式的评论与批注功能，增强团队协作体验。
坚果云还在全球多个地区部署节点，提升海外用户访问效率，并与微软等企业有合作支持，适合对跨地域访问有需求的团队使用，是一款稳定可靠的同步协作工具 。
6.石墨文档
石墨文档是一款国产在线协作文档工具，支持多人实时编辑、表格处理以及评论讨论功能，其轻量界面和云同步功能受到用户喜爱。平台适配 Windows、macOS、手机、微信小程序等多个终端环境，用户能在不同场景无缝切换，提高办公灵活性 。
使用体验方面，用户表示其能替代 Word，并在断电或崩溃情况下保证文档不丢失，整体稳定性较高 。企业版则提供更细致的团队管理、客服支持与权限细分，便于中小企业效率化协作。
石墨文档在 UI 设计上追求简洁现代，操作流畅自然，是一款更适合中国用户办公习惯的协作文档工具。在企业级场景中，其在线表格与文档功能被多家企业采用，协同效率值得肯定 。
7.联想Filez
联想 Filez 是联想集团旗下的一款企业级文件管理和协作平台，定位“文件 + 内容 + 知识”全链智能协同与管理中台。它支持Windows、macOS、iOS、Android和Outlook插件等多端使用，提供包括智能分类、全文检索、版本管理、历史恢复以及权限控制在内的核心能力。Filez 强调“跨网摆渡合规”和“公私有打通”功能，适合组织内外高频大文件交换场景，其后台由北京联想协同科技有限公司负责开发维护 。
通过与 AWS 健全合作，Filez 支持全球25个数据中心覆盖，采用零信任架构和碎片化加密技术保障数据传输和存储安全，提供 TCP 加速传输服务，号称文件传输速度相比传统 FTP 提升可达100倍 。此外，App Store上的评论显示用户对其跨平台移动办公、快速搜索、多终端同步等功能给予好评，如“上传下载比个人网盘快了很多”、“授权后跨部门文件协作保密性好” 。
总体而言，联想 Filez 是一款功能全面、跨端融合力强的企业文档管理平台，非常适合追求数据安全、跨网协作、大文件传输效率的企业或团队。其凭借零信任安全架构、全球传输节点与加密技术，为组织提供稳定高效的知识生产力工具，对移动办公和多组织合作场景尤为适配。
8.语雀
语雀是阿里巴巴旗下的一款国产知识库与文档管理平台，支持多格式文档编辑、实时协作、知识分类与标签管理、全文搜索和权限控制等功能，适合团队知识积累与日常文档管理 。它具备模板市场、多端同步和评论互动等功能，使得多人协作编辑更加高效、便捷。
其编辑与协作体验良好，界面简洁直观，类似腾讯文档、石墨文档的操作方式让用户能快速上手，并且评论和协作功能体验流畅，支持读者在文档下直接留言互动，基本无需接入外部评论插件 。此外，语雀背靠阿里大厂，具备完善的官方文档支持与迭代反馈机制，产品更新积极响应用户需求。
据介绍，语雀还支持本地化部署选项，并具备 ISO 与公安部三级等安全认证，适合对数据安全、网络隔离有较高要求的企业使用。同时，它支持局域网高效率访问，在无需公网依赖的内部环境中表现优异 。整体来看，在国内市场中，语雀兼具知识管理与团队协作功能，是国产文档管理工具中的主流选择。
9.鸿翼知识库系统软件
鸿翼知识库系统软件是一款旨在帮助企业管理和共享知识资源的系统工具。它提供了强大的文档管理功能，支持对公司内外的各种文档、流程和知识库进行集中存储和管理。此外，鸿翼知识库还具备自定义分类、搜索以及权限管理等功能，确保不同角色的用户可以方便地查找和分享所需的知识。
该软件在企业内部培训、知识共享以及文档管理方面表现尤为出色，通过便捷的界面和操作方式，帮助企业提高工作效率。鸿翼知识库系统通过强大的权限控制和安全保障，能够确保公司敏感信息的安全性与合规性。
总体而言，鸿翼知识库系统适合中大型企业，尤其是那些需要高效知识管理和信息共享的公司。它具备高效的知识管理功能和灵活的权限设置，为企业提供了一个稳定、安全的工作平台。
二、文档管理工具有哪些常见类型和功能？
在选择适合企业的文档管理工具类型之前，首先需要了解市场上常见的几种分类方向。基础型文档存储系统主要提供文件存储、版本控制、全文搜索等功能，适合中小型企业；而协同型文档管理平台则在此基础上强化多人在线编辑、审批流程、大文件共享等功能，服务于团队高效协作。此外，**行业专属DMS（如法律、医疗文档管理）**还会整合合规性、审计日志、电子签名等高级功能来满足特定场景需求 。
功能层面，现代文档管理工具通常涵盖：文档存储与备份、全文搜索与标签索引、版本控制与审计日志、权限管理与访问控制、文件共享、安全加密与合规支持等。以Lucene全局索引引擎为代表的全文索引功能可大幅提升检索效率 ；而基于角色权限、分级审批的访问控制机制则可以有效避免内部泄密风险，提升数据安全性。
三、为什么企业需要使用专业的文档管理工具？
随着企业数字化转型进程加速，企业级文档管理工具已成为文档流程优化的关键引擎。一方面，它帮助企业从纸质或散乱电子文档中脱离，实现集中存储、自动标签、快速检索，避免信息重复和版本混乱 。另一方面，它支持自动工作流和协同审批，大大提升团队协作效率，减少人为错误，同时节约文档审批成本。
此外，文档管理工具具备合规与审计能力，例如日志记录、权限控制、文档追溯功能，对接GDPR、HIPAA等合规体系，实现规范化管理 。加上安全备份与灾难恢复机制，当面临硬件故障或自然灾害时，企业能迅速恢复核心资料，确保业务持续运行。
四、选择文档管理工具时要考虑哪些关键因素？
在评估文档管理系统选型时，有几个核心因素必须重点关注：
部署方式与集成能力：部分企业偏好本地部署，加强对内网和数据库的控制；另一些则倾向云端部署以节省运维成本。无论部署方式如何，都应确保工具能与现有ERP、CRM、邮箱、协作平台无缝对接 。
权限控制与安全合规：根据企业级权限体系设置访问控制、审批权限、审计日志、数据加密等功能，确保敏感文档可追溯、操作可监控，适配行业监管要求 。
用户体验与搜索效率：现代文档管理工具应具备强大的全文搜索、多维排序、标签索引等能力，提升员工检索效率；同时，UI设计应简单直观、支持多终端使用，降低员工培训成本 。
五、本地部署与云端文档管理工具如何选择？
企业在选择本地部署还是云文档管理工具时，需从控制、成本、性能和运维几方面权衡：
本地部署优势：适合对数据安全和网络隔离要求极高的企业，如金融、政府、医疗等行业；数据掌控自主，部署后不依赖互联网，响应速度快。
云端部署优点：无需本地硬件投入，按需扩容；运营商负责安全与高可用，适合中小企业或初创团队快速上线。而且云端可实现随时随地访问与协同编辑，支持异地办公。
混合部署策略：部分企业采用本地存储敏感文档、云端用于协作共享，兼顾控制与便捷。无论选择哪种方式，务必关注备份、容灾模型以及合规机制。
六、文档管理工具在信息安全方面有哪些优势？
专业文档管理系统的优势不仅在于方便管理，更在于显著提升信息安全性：
首先，它具备多层访问控制机制，可以按照部门、角色、项目设置读取、编辑、审批等 granular 权限，并支持多因素认证，有效防止内部泄密和越权访问 。
其次，系统会自动生成完整的审计日志与变更记录，记录每一次文档上传、修改、下载的时间、人员和操作内容，可在合规审计中提供透明依据 。
此外，文档管理工具通常支持加密存储、传输安全（如SSL/TLS）、灾备机制与定期备份，保障文档在传输或存储过程中不被截取或丢失。同时符合法规如GDPR、HIPAA等合规标准，降低法律风险 。
总结
以上就是我们精选的9款文档管理工具推荐，它们在文档存储、安全管理、权限控制以及协同办公等方面各具优势。无论您是中小企业还是大型组织，只要根据实际业务需求选择合适的工具，都能大幅提升团队的文档处理效率。如果您还在为选型犹豫，不妨从这份清单中开始尝试，找到最契合自身的解决方案。
常见问答
本地部署的文档管理工具需要哪些硬件环境？
一般来说，本地部署的文档管理工具对硬件的依赖度较高，建议准备具备一定冗余的服务器环境，包括高性能CPU、大容量内存（如16GB以上）、RAID存储架构、以及稳定的内网网络环境。同时建议部署于Windows Server或Linux环境下，支持高可用架构部署。
本地部署文档管理工具是否支持移动端访问？
部分支持本地部署的文档管理工具也提供移动端App或Web访问功能，但通常需要自行配置内网穿透或VPN连接，并加强身份认证机制。例如设置IP白名单、动态令牌等方式来确保在远程访问场景下的数据安全。
原创文章，作者：lubo，如若转载，请注明出处：https://docs.pingcode.com/baike/5210532